Die Bedeutung der Vollständigkeit von Geschäftspartner-Stammdaten in SAP: Fallbeispiel für die Umsetzung von SAF-T in Rumänien

Jedes Unternehmen strebt nach Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit, wenn es um die Verwaltung von Daten geht. In der Welt von SAP kann die Bedeutung der Pflege umfassender Geschäftspartner-Stammdaten nicht hoch genug eingeschätzt werden. Diese Daten bilden das Rückgrat zahlreicher Transaktionen, und Unstimmigkeiten oder Auslassungen können sich kaskadenartig auswirken und zu fehlerhaften Ergebnissen und Berichten führen.

Was sind Geschäftspartner-Stammdaten?

In SAP ist der Geschäftspartner ein Konzept, das verschiedene Rollen umfasst, die eine Partei in einem Geschäftsprozess spielen kann. Ein Geschäftspartner kann ein Kunde, ein Lieferant, ein Kontakt oder sogar ein Mitarbeiter sein. Die GP-Stammdaten enthalten umfassende Angaben zu diesen Partnern, wie z. B. Firmenname, Adresse, Umsatzsteuernummer und andere wichtige Felder. Diese Daten werden zur Hauptinformationsquelle für viele Transaktionen, die innerhalb des Systems durchgeführt werden.

SAF-T und SAP Document and Reporting Compliance in Rumänien

Einer der Bereiche, in denen sich die Genauigkeit und Vollständigkeit der GP-Stammdaten zeigt, ist die Implementierung von SAF-T (Standard Audit File for Tax) innerhalb von SAP Document and Reporting Compliance, insbesondere in Regionen wie Rumänien.

SAF-T ist ein internationales Format für den elektronischen Austausch zuverlässiger Buchhaltungsdaten von Unternehmen mit einer Steuerbehörde oder externen Prüfern. In Rumänien, wie auch in anderen Ländern, die SAF-T einführen, ist es für Unternehmen unerlässlich, diese Berichte genau zu erstellen und bereitzustellen, um die Steuervorschriften einzuhalten.

Eine Herausforderung aus der Praxis: Mehrwertsteuernummern und SAF-T-Berichterstattung

Aus unserer Erfahrung mit Projekten in Rumänien spielt die Vollständigkeit der GP-Stammdaten eine zentrale Rolle. Bedenken Sie die Bedeutung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT). Diese Nummer ist für Transaktionen innerhalb der Europäischen Union unerlässlich, und ihr Vorhandensein oder Fehlen wirkt sich direkt auf SAF-T-Meldungen oder die elektronische Rechnungsstellung aus.

In einem bestimmten Projekt waren die erstellten SAF-T-Berichte aufgrund von übersehenen Mehrwertsteuernummern in den GP-Stammdaten fehlerhaft. Dies führte zu einer längeren Verzögerung des Projekts. Der Kunde verbrachte über einen Monat mit der Aktualisierung der Geschäftspartner-Stammdaten, um dieses Versehen zu beheben. Diese monatelange Verzögerung behinderte nicht nur die Einführung von SAF-T, sondern machte auch die potenziellen Risiken deutlich, die mit unvollständigen Stammdaten verbunden sind.

Die Folgen

1. Ungenaues Reporting: Bei unvollständigen GP-Stammdaten stimmen die erstellten SAF-T-Berichte nicht mit den tatsächlichen Geschäftsdaten überein, was zur Nichteinhaltung der Vorschriften führt.
2. Operative Verzögerungen: Wie im obigen Beispiel zu sehen ist, erfordern Fehler in den Berichten eine erneute Überprüfung der Stammdaten, was Projekte erheblich verzögern kann.
3. Finanzielle Auswirkungen: Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann Sanktionen nach sich ziehen, die die Kosten weiter in die Höhe treiben.
4. Schädigung des Ansehens: Anhaltende Ungenauigkeiten in der Berichterstattung können das Image des Unternehmens und die Beziehungen zu den Steuerbehörden beeinträchtigen.