SAP Document and Reporting Compliance für XRechnung und Zugferd: Alles, was Sie wissen müssen

Die elektronische Rechnungstellung erfreut sich in Deutschland und in ganz Europa aufgrund ihrer Effizienz und Kosteneffizienz zunehmender Beliebtheit. Die beiden gängigsten elektronischen Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und Zugferd. Obwohl beide Formate ähnliche Vorteile bieten, haben sie unterschiedliche Datenformate und Nutzungsanforderungen. Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Kundenwünsche zu gewährleisten, können Unternehmen die SAP-Lösungen Document and Reporting Compliance für XRechnung und Zugferd nutzen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Unterschiede zwischen XRechnung und Zugferd ein und erläutern, wie SAP Document and Reporting Compliance-Lösungen Unternehmen dabei helfen können, die Einhaltung dieser Standards zu erreichen.

XRechnung: Überblick und Anforderungen

XRechnung ist ein reines XML-Format, das 2014 von der Bundesregierung im Rahmen ihrer Initiative zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen eingeführt wurde. Das Format wird im November 2020 für Behörden verbindlich. XRechnung verwendet ein standardisiertes Datenmodell und kann über das PEPPOL-Netzwerk ausgetauscht werden.

Um dem XRechnung-Standard zu entsprechen, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen bestimmte Datenfelder enthalten und die technischen Anforderungen des XRechnung-XML-Schemas erfüllen. Diese Anforderungen umfassen:

• • Verwendung des richtigen Namespace und der richtigen Version des XRechnung-Schemas
  • Einschließlich obligatorischer Datenfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferanten- und Kundeninformationen und Rechnungspositionen
  • Bereitstellung von Daten in bestimmten Formaten, wie z. B. die Verwendung von ISO-Währungscodes für Währungswerte
  • Gemäß den Struktur- und Formatierungsregeln des XRechnung-Schemas

Die Nichteinhaltung der XRechnung-Anforderungen kann zu abgelehnten oder verspäteten Rechnungen führen, was wiederum Cashflow-Probleme verursachen und die Kundenbeziehungen schädigen kann.

Zugferd: Überblick und Anforderungen

Zugferd ist ein Hybridformat, das eine PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datendatei kombiniert. Das Format wurde von deutschen Industrieverbänden entwickelt und wird nicht von der deutschen Regierung vorgeschrieben. Zugferd kann sowohl bei B2B- als auch bei B2G-Transaktionen (Business-to-Government) eingesetzt werden und ist mit dem PEPPOL-Netz kompatibel.

Um die Zugferd-Norm zu erfüllen, müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den technischen Anforderungen des Zugferd-Datenmodells entsprechen. Diese Anforderungen umfassen:

• • Einbetten einer XML-Datei mit bestimmten Datenfeldern in die PDF-Rechnung
  • Verwendung des richtigen Namensraums und der richtigen Version des Zugferd-Datenmodells
  • Einschließlich obligatorischer Datenfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferanten- und Kundeninformationen und Rechnungspositionen
  • Bereitstellung von Daten in bestimmten Formaten, wie z. B. die Verwendung von ISO-Währungscodes für Währungswerte
  • Entsprechend den Struktur- und Formatierungsregeln des Zugferd-Datenmodells

Wie bei XRechnung kann die Nichteinhaltung der Zugferd-Anforderungen zur Ablehnung oder Verzögerung von Rechnungen führen.

SAP Document and Reporting Compliance für XRechnung und Zugferd

Um die Einhaltung von XRechnung und Zugferd zu erreichen, können Unternehmen die SAP-Lösungen für Document and Reporting Compliance nutzen. Diese Lösungen bieten mehrere Vorteile, darunter:

• • Automatisierte Compliance-Prüfungen: SAP Document and Reporting Compliance-Lösungen können elektronische Rechnungen automatisch auf die Einhaltung der Anforderungen von XRechnung und Zugferd prüfen. Auf diese Weise können Unternehmen Fehler und Verzögerungen vermeiden, die durch nicht konforme Rechnungen verursacht werden.
  • Anpassbare Vorlagen: SAP Document and Reporting Compliance-Lösungen bieten anpassbare Vorlagen für XRechnung und Zugferd-Rechnungen. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen alle erforderlichen Datenfelder enthalten und den technischen Anforderungen entsprechen.
  • Integration mit SAP-Systemen: SAP Document and Reporting Compliance-Lösungen können mit SAP-Systemen wie SAP S/4HANA integriert werden, um einen nahtlosen Rechnungsstellungsprozess zu ermöglichen. Dies kann Unternehmen helfen, ihre Rechnungsstellung zu rationalisieren und ihre Effizienz zu verbessern.
  • Berichterstattung und Analyse: Die SAP-Lösungen für Document and Reporting Compliance bieten Berichts- und Analysefunktionen, mit denen Unternehmen ihre Rechnungsstellungsprozesse überwachen und verbesserungswürdige Bereiche identifizieren können. Dies kann Unternehmen helfen, ihre Rechnungsstellung zu optimieren und den Cashflow zu verbessern.
  • Mehrsprachige Unterstützung: Die SAP-Lösungen für Document and Reporting Compliance bieten mehrsprachige Unterstützung für XRechnung und Zugferd, was Unternehmen mit internationalen Aktivitäten bei der Einhaltung lokaler Rechnungsstellungsanforderungen helfen kann.

Die SAP-Lösungen für Document and Reporting Compliance unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung der XRechnung- und Zugferd-Formate, unabhängig von der Komplexität ihrer Rechnungsstellungsprozesse. Durch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen, die Bereitstellung anpassbarer Vorlagen, die Integration mit SAP-Systemen, die Bereitstellung von Berichten und Analysen sowie die mehrsprachige Unterstützung können SAP Document and Reporting Compliance-Lösungen Unternehmen dabei helfen, ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren und kostspielige Fehler zu vermeiden.