1 Einleitung

In der sich schnell entwickelnden Geschäftswelt von heute müssen Unternehmen, die in Mexiko tätig sind, komplexe Steuervorschriften einhalten, einschließlich der obligatorischen Verwendung von CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) für die Ausstellung von Rechnungen. Dieser umfassende Leitfaden erläutert die Besonderheiten von CFDI und zeigt auf, wie SAP Document and Reporting Compliance den Prozess vereinfachen und eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden SAP-Systemen gewährleisten kann.

1.1. Was ist CFDI?

CFDI steht für „Comprobante Fiscal Digital por Internet“, was auf Englisch „Digitaler Steuerbeleg über das Internet“ bedeutet. In Mexiko handelt es sich um ein elektronisches System zur Ausstellung, Aufbewahrung und Validierung von Rechnungen für Steuerzwecke. Das CFDI-System wurde von der mexikanischen Steuerbehörde Servicio de Administración Tributaria (SAT) eingeführt, um die Digitalisierung und Standardisierung von Steuerunterlagen zu erleichtern.

Eine CFDI enthält detaillierte Informationen über eine Transaktion, z. B. die Steueridentifikationsnummern von Käufer und Verkäufer, die Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, Steuern und andere relevante Daten. Diese digitalen Rechnungen werden in einem standardisierten XML-Format erstellt und müssen von einem autorisierten Zertifizierungsanbieter (PAC) autorisiert und validiert werden, bevor sie an den Käufer ausgestellt werden.

Das CFDI-System trägt dazu bei, die Einhaltung von Steuervorschriften zu rationalisieren, das Betrugsrisiko zu verringern und das Prüfungsverfahren für in Mexiko tätige Unternehmen zu vereinfachen.

1.2. Vorteile von CFDI für Unternehmen in Mexiko

CFDI bietet mehrere Vorteile, darunter:

Vereinfachte Steuereinhaltung
Geringeres Betrugsrisiko
Vereinfachtes Prüfungsverfahren

1.3. Complementos in CFDI

„Complementos“ sind zusätzliche Datensätze oder Erweiterungen, die der Standard-FCDI hinzugefügt werden, um spezifischere Informationen über bestimmte Arten von Transaktionen, Branchen oder regulatorische Anforderungen zu liefern. Complementos dienen dazu, die Grundstruktur einer CFDI an bestimmte Geschäftsszenarien anzupassen oder ergänzende Informationen zu liefern, die nach mexikanischem Steuerrecht erforderlich sind.

Einige gängige CFDI-Komplemente sind zum Beispiel:

Complemento de Pagos (Zahlungszusatz): Diese Ergänzung wird verwendet, um detaillierte Informationen über die auf eine Rechnung geleisteten Zahlungen zu liefern, insbesondere in Fällen, in denen Zahlungen in Raten oder Teilzahlungen geleistet werden.
Complemento de Comercio Exterior (Außenhandelserläuterung): Diese Ergänzung ist für Transaktionen im Zusammenhang mit Import- und Exportaktivitäten erforderlich und liefert zusätzliche Informationen über Zölle, Abgaben und andere relevante Daten.
Complemento de Nómina (Gehaltsabrechnungskomplement): Dieses Komplement wird für die Ausstellung digitaler Rechnungen für Gehaltszahlungen verwendet und enthält Informationen über Mitarbeiter, Gehälter, Leistungen, Abzüge und andere abrechnungsrelevante Daten.
Complemento de Carta Porte (Frachtbrief-Ergänzung): Diese Ergänzung dient zur Dokumentation des Warentransports und enthält Informationen über den Frachtführer, den Herkunftsort, den Bestimmungsort und andere transportbezogene Details.

Dies sind nur einige Beispiele für Ergänzungen, die einer CFDI hinzugefügt werden können, um bestimmte regulatorische Anforderungen zu erfüllen oder um detailliertere Informationen für bestimmte Arten von Transaktionen zu liefern

1.4 Addenda in der CFDI

„Addenda“ ist ein optionaler, nicht steuerbezogener Abschnitt, der einer CFDI hinzugefügt werden kann, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die der Käufer oder andere Geschäftspartner benötigen. Die Addenda ist nicht Teil der Standard-CFDI-Struktur und hat keinen Einfluss auf die steuerliche Validierung der Rechnung. Es wird verwendet, um zusätzliche Details mitzuteilen, die für bestimmte Geschäftsvorgänge oder Vereinbarungen zwischen den Parteien spezifisch sind.

Die Nachträge können eine Vielzahl von Informationen enthalten, wie z. B.:

Bestellnummern
Details zum Vertrag
Produktcodes oder Beschreibungen
Versandanweisungen
Besondere Bedingungen und Konditionen
Zusätzliche Referenznummern
Kundenspezifische Felder, die zwischen Käufer und Verkäufer vereinbart werden

Die in den Addenda enthaltenen Informationen werden in der Regel zwischen dem Käufer und dem Verkäufer vereinbart, je nach ihren spezifischen geschäftlichen Bedürfnissen oder Anforderungen. Da die Addenda nicht Teil des obligatorischen, steuerlichen Teils der CFDI ist, muss sie nicht von einem autorisierten Zertifizierungsanbieter (PAC) validiert werden und unterliegt nicht der gleichen regulatorischen Kontrolle wie die Hauptstruktur der CFDI.

1.5 Lesbare Darstellung der CFDI

Ein CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ist zwar in erster Linie ein XML-basierter digitaler Steuerbeleg, doch die mexikanischen Steuervorschriften verlangen auch, dass dem Käufer eine von Menschen lesbare Darstellung der Rechnung, in der Regel im PDF-Format, vorgelegt wird. Diese Darstellung wird gemeinhin als „Representación Impresa“ oder gedruckte Darstellung der CFDI bezeichnet. Die PDF-Version erleichtert die Visualisierung und das Verständnis der Transaktionsdetails für Personen, die mit XML-Dateien nicht vertraut sind.

Die PDF-Darstellung einer CFDI muss gemäß den von der mexikanischen Steuerbehörde Servicio de Administración Tributaria (SAT) herausgegebenen Richtlinien die folgenden Elemente enthalten:

Der Name des Emittenten (Verkäufers) und die Steueridentifikationsnummer (RFC).
Name und Steueridentifikationsnummer des Käufers (RFC).
Eindeutige CFDI-Identifikationsnummer (UUID), die vom autorisierten Zertifizierungsanbieter (PAC) bereitgestellt wird.
Datum und Uhrzeit der Ausstellung.
CFDI-Version (z. B. 3.3, die nach meinem Kenntnisstand im September 2021 die neueste Version ist).
Das digitale Siegel des PAC und das digitale Siegel der Steuerbehörde (SAT).
Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Einzelpreise und Gesamtbeträge.
Anwendbare Steuern und Steuersätze wie die Mehrwertsteuer (IVA) und gegebenenfalls die IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicios).
Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich Steuern.
Zahlungsmethode, Zahlungsform und zugehörige Informationen.
Alle anwendbaren „Complementos“ (zusätzliche Datensätze, die für bestimmte Transaktionen oder Branchen spezifisch sind).

Darüber hinaus kann die PDF-Datei auch den Abschnitt „Addenda“ enthalten, der nicht steuerbezogene Informationen enthält, die zwischen Käufer und Verkäufer vereinbart wurden. Das Layout und die Gestaltung der PDF-Darstellung können je nach der für die Erstellung verwendeten Software oder den Präferenzen der beteiligten Parteien variieren, solange sie den von SAT festgelegten Anforderungen entsprechen.

1.6 Was ist ein Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)?

PACs sind dritte Einrichtungen, die von der mexikanischen Steuerbehörde Servicio de Administración Tributaria (SAT) ermächtigt sind, CFDIs zu validieren und zu zertifizieren.

Zu den Hauptaufgaben eines PAC gehören:

Überprüfung, ob die CFDI die von der SAT festgelegten technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Zuweisung einer eindeutigen Identifikationsnummer, bekannt als UUID (Universally Unique Identifier), für jede CFDI.
Aufbringen eines digitalen Siegels auf die CFDI, das als Garantie für Authentizität und Integrität dient.
Übermittlung der validierten CFDI an den Emittenten und den SAT.

Bevor eine CFDI als gültig angesehen werden kann, muss sie von einem PAC genehmigt und zertifiziert werden. Der Zertifizierungsprozess trägt dazu bei, dass digitale Steuerbelege korrekt sind, den Steuervorschriften entsprechen und vor Betrug oder Manipulation geschützt sind. Unternehmen, die in Mexiko tätig sind, müssen mit einem PAC zusammenarbeiten, um CFDIs für ihre Transaktionen auszustellen, und es stehen zahlreiche PACs zur Auswahl, die jeweils unterschiedliche Preispläne, Dienstleistungen und technische Unterstützung anbieten.

2 Die Wahl der richtigen Lösung für die Einhaltung von CFDI

2.1. Warum SAP Document and Reporting Compliance?

SAP Document and Reporting Compliance ist eine SAP-eigene Lösung, die für CFDI und andere Compliance-Anforderungen in verschiedenen Ländern entwickelt wurde und eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes SAP-System bietet. Die wichtigsten Vorteile sind:

Nahtlose Integration mit SAP-Systemen
Zentralisiertes Compliance-Management
Konsistente Updates und Unterstützung
Umfassende Lösung zur Einhaltung von Steuervorschriften
Kompetenz und Zuverlässigkeit
Niedrigere Gesamtbetriebskosten

2.2. Vergleich von SAP Document and Reporting Compliance mit anderen Anbietern

Auf dem Markt gibt es mehrere Softwarelösungen, die mit SAP kompatibel sind und den CFDI-Anforderungen in Mexiko entsprechen. Hier sind sechs Lösungsanbieter, die Sie für die CFDI-Integration mit SAP in Betracht ziehen können:

SAP Document and Reporting Compliance: Als SAP-native Lösung ist dieser Service darauf ausgelegt, CFDI- und andere Compliance-Anforderungen in verschiedenen Ländern zu erfüllen, und bietet eine nahtlose Integration mit Ihrem bestehenden SAP-System.
Sovos: Sovos bietet globale Lösungen für die Einhaltung von Steuervorschriften und die elektronische Rechnungsstellung, einschließlich Unterstützung für CFDI in Mexiko. Sie bieten ein SAP-Add-on an, das in Ihr SAP-System integriert werden kann, um den Prozess der Einhaltung von Vorschriften zu straffen.
Pagero: Pagero bietet eine Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die die CFDI-Konformität unterstützt und mit SAP-Systemen integriert werden kann. Ihre Lösung automatisiert und vereinfacht den Prozess der Rechnungserstellung, gewährleistet genaue Steuerberechnungen und eine nahtlose Kommunikation mit den PACs.
OneLogix: OneLogix bietet eine SAP-integrierte Lösung namens eConnect an, die die Einhaltung der CFDI-Vorschriften und die elektronische Rechnungsstellung für in Mexiko tätige Unternehmen unterstützt. Die eConnect-Lösung vereinfacht den Prozess der Erstellung, Validierung und Versendung von CFDIs direkt aus Ihrem SAP-System.
Seidor: Seidor ist ein SAP-Partner, der eine Lösung namens LatamReady Suite anbietet, die Unterstützung für CFDI in Mexiko beinhaltet. Dieses umfassende Toolset ist für die Handhabung verschiedener steuerlicher und gesetzlicher Anforderungen in ganz Lateinamerika, einschließlich Mexiko, konzipiert und kann in SAP Business One und SAP S/4HANA integriert werden.
Facturex: Facturex ist ein mexikanisches Unternehmen, das Lösungen zur Einhaltung der CFDI-Vorschriften für in Mexiko tätige Unternehmen anbietet. Das Unternehmen bietet ein SAP-kompatibles Add-on namens FX-One an, das in Ihr SAP-System integriert werden kann, um den gesamten CFDI-Lebenszyklus zu verwalten, von der Erstellung bis zur Validierung und Berichterstattung.

Dies sind nur einige Beispiele für Anbieter von CFDI-Lösungen, die mit SAP kompatibel sind. Es ist wichtig, dass Sie jede Option auf der Grundlage Ihrer spezifischen Geschäftsanforderungen, Ihres Budgets und des gewünschten Integrationsgrads mit Ihrem bestehenden SAP-System bewerten.

3 Einführung von SAP Document and Reporting Compliance für CFDI

3.1. Integration mit bestehenden SAP-Systemen

Als SAP-native Lösung ist SAP Document and Reporting Compliance so konzipiert, dass es nahtlos mit Ihren bestehenden SAP-Systemen wie SAP S/4HANA, SAP ECC oder SAP Business One zusammenarbeitet. Diese Integration vereinfacht die Implementierung, verringert Kompatibilitätsprobleme und rationalisiert den gesamten Prozess der Steuereinhaltung.

3.2. Verwaltung des CFDI-Lebenszyklus mit SAP Document and Reporting Compliance

SAP Document and Reporting Compliance bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung des gesamten CFDI-Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Validierung und Berichterstattung. Die wichtigsten Merkmale sind:

Automatisierte CFDI-Generierung auf der Grundlage von Transaktionsdaten
Integration mit autorisierten Zertifizierungsanbietern (PACs) für CFDI-Validierung und -Zertifizierung
Unterstützung für die Anpassung von Complementos und Addenda
Sichere Speicherung und Abrufbarkeit von CFDI-Dokumenten
Umfassende Berichts- und Analysemöglichkeiten

3.3. Bewältigung der wichtigsten Compliance-Herausforderungen

SAP Document and Reporting Compliance unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der CFDI-Richtlinien, z. B. bei folgenden Problemen

Einhaltung der sich entwickelnden Steuervorschriften
Sicherstellung genauer Steuerberechnungen
Verwaltung komplexer Fakturierungsszenarien, wie Teilzahlungen oder Außenhandelsgeschäfte
Integration mit mehreren PACs für eine nahtlose CFDI-Zertifizierung

4 Sicherstellung der fortlaufenden CFDI-Compliance mit SAP Document and Reporting Compliance

4.1. Mit regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden bleiben

SAP Document and Reporting Compliance wird von SAP entwickelt und gewartet, so dass die Lösung immer auf dem neuesten Stand der steuerlichen Vorschriften, Anforderungen und Best Practices ist. Dies trägt dazu bei, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern, und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen die neuesten rechtlichen Anforderungen einhält.

4.2. Überwachung und Berichterstattung zur Einhaltung der Vorschriften

Die zentrale Plattform von SAP Document and Reporting Compliance ermöglicht es Unternehmen, den Status ihrer CFDI-Compliance in Echtzeit zu überwachen. Umfassende Berichts- und Analysewerkzeuge helfen dabei, potenzielle Probleme und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Das System ermöglicht auch die einfache Erstellung von Berichten, die von der SAT oder anderen Regulierungsbehörden verlangt werden.

4.3. Nutzung von SAP-Support und Fachwissen

Wenn Sie sich für SAP Document and Reporting Compliance entscheiden, verlassen Sie sich auf das Fachwissen und die Erfahrung von SAP, einem führenden Anbieter von Unternehmenssoftwarelösungen. Dies gewährleistet im Vergleich zu Lösungen von Drittanbietern ein höheres Maß an Zuverlässigkeit, Stabilität und Sicherheit sowie den Zugang zu den umfangreichen Support-Ressourcen und der Wissensbasis von SAP.

5 Schlussfolgerung

Sich in der komplexen Welt der CFDI-Compliance in Mexiko zurechtzufinden, kann für Unternehmen eine Herausforderung sein. Mit SAP Document and Reporting Compliance können Unternehmen den Prozess jedoch vereinfachen und eine nahtlose Integration mit ihren bestehenden SAP-Systemen erreichen. Durch die Nutzung der Vorteile einer SAP-nativen Lösung können Unternehmen von einem zentralisierten Compliance-Management, konsistenten Updates und dem Know-how eines vertrauenswürdigen Anbieters profitieren. Mit einer umfassenden Lösung wie SAP Document and Reporting Compliance können Unternehmen ihre Anforderungen an die Einhaltung der CFDI-Richtlinien zuverlässig erfüllen und sich auf den Geschäftserfolg in Mexiko konzentrieren.