1 Introducción

En el panorama empresarial actual, en rápida evolución, las empresas que operan en México deben sortear complejos requisitos de cumplimiento fiscal, incluido el uso obligatorio del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) para la emisión de facturas. Esta completa guía explora los entresijos de CFDI y profundiza en cómo SAP Document and Reporting Compliance puede simplificar el proceso, garantizando una integración perfecta con sus sistemas SAP existentes.

1.1. ¿Qué es el CFDI?

CFDI son las siglas de «Comprobante Fiscal Digital por Internet». En México, es un sistema electrónico para emitir, almacenar y validar facturas con fines fiscales. El sistema CFDI fue implantado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México para facilitar la digitalización y normalización de la documentación fiscal.

Un CFDI contiene información detallada sobre una transacción, como los números de identificación fiscal del comprador y el vendedor, la descripción de los bienes o servicios, las cantidades, los precios, los impuestos y otros datos relevantes. Estas facturas digitales se generan utilizando un formato XML normalizado y deben ser autorizadas y validadas por un proveedor de certificación autorizado (PAC) antes de ser emitidas al comprador.

El sistema CFDI ayuda a agilizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, reducir el riesgo de fraude y simplificar el proceso de auditoría para las empresas que operan en México.

1.2. Beneficios de la CFDI para las empresas en México

El CFDI ofrece varias ventajas, entre ellas

Agilización del cumplimiento de las obligaciones fiscales
Reducción del riesgo de fraude
Proceso de auditoría simplificado

1.3. Complementos en CFDI

«Complementos» son conjuntos de datos adicionales o extensiones que se añaden al CFDI estándar para proporcionar información más específica sobre determinados tipos de transacciones, industrias o requisitos normativos. Los complementos sirven para adaptar la estructura básica de un CFDI a escenarios empresariales particulares o para proporcionar información complementaria según lo requieran las leyes fiscales mexicanas.

Por ejemplo, algunos complementos CFDI comunes incluyen:

Complemento de Pagos: Este complemento se utiliza para proporcionar información detallada sobre los pagos realizados con cargo a una factura, especialmente en los casos en los que los pagos se realizan a plazos o de forma parcial.
Complemento de Comercio Exterior: Este complemento es necesario para operaciones relacionadas con actividades de importación y exportación, proporcionando información adicional sobre aduanas, aranceles y otros datos relevantes.
Complemento de Nómina: Este complemento se utiliza para la emisión de facturas digitales para el pago de nóminas, conteniendo información sobre los empleados, salarios, beneficios, deducciones y otros datos relacionados con la nómina.
Complemento de Carta Porte: Este complemento se utiliza para documentar el transporte de mercancías, incluyendo información sobre el transportista, origen, destino y otros detalles relacionados con el transporte.

Estos son sólo algunos ejemplos de complementos que pueden añadirse a un CFDI para cumplir requisitos reglamentarios específicos o para proporcionar información más detallada para determinados tipos de transacciones

1.4 Addenda en CFDI

«Addenda» es una sección opcional, no relacionada con impuestos, que puede ser agregada a un CFDI para incluir información adicional requerida por el comprador u otros socios comerciales. La Addenda no forma parte de la estructura estándar del CFDI y no afecta la validación fiscal de la factura. Se utiliza para comunicar detalles adicionales que son específicos de determinadas operaciones comerciales o acuerdos entre las partes.

Los apéndices pueden contener información diversa, por ejemplo

Números de pedido
Detalles del contrato
Códigos o descripciones de los productos
Instrucciones de envío
Condiciones especiales
Números de referencia adicionales
Campos personalizados acordados por el comprador y el vendedor

La información incluida en la adenda suele acordarse entre el comprador y el vendedor, en función de sus necesidades o requisitos empresariales específicos. Dado que la Addenda no forma parte de la parte obligatoria y fiscal del CFDI, no requiere validación por parte de un proveedor de certificación autorizado (PAC) y no está sujeta al mismo escrutinio normativo que la estructura principal del CFDI.

1.5 Representación legible del CFDI

Aunque un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es principalmente un recibo fiscal digital basado en XML, la normativa fiscal mexicana también exige que se proporcione al comprador una representación legible por humanos de la factura, normalmente en formato PDF. Esta representación se conoce comúnmente como «Representación Impresa» del CFDI. La versión PDF facilita la visualización y comprensión de los detalles de la transacción a las personas que no están familiarizadas con los archivos XML.

La representación en PDF de un CFDI debe incluir los siguientes elementos de acuerdo con los lineamientos emitidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT):

Nombre del emisor (vendedor) y número de identificación fiscal (RFC).
Nombre y número de identificación fiscal (RFC) del comprador.
Número único de identificación CFDI (UUID) proporcionado por el proveedor de certificación autorizado (PAC).
Fecha y hora de emisión.
Versión del CFDI (por ejemplo, 3.3, que es la versión más reciente hasta donde yo sé, con corte a septiembre de 2021).
Sello digital del PAC y sello digital del SAT.
Descripción de los bienes o servicios, cantidades, precios unitarios e importes totales.
Impuestos y tipos impositivos aplicables, como el IVA y, en su caso, el IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicios).
Importe total de la factura, impuestos incluidos.
Método de pago, forma de pago e información relacionada.
Todos los «Complementos» aplicables (conjuntos de datos adicionales específicos de determinadas transacciones o sectores).

Además, el PDF también puede incluir la sección «Addenda», que contiene información no relacionada con los impuestos acordada entre el comprador y el vendedor. La disposición y diseño de la representación en PDF puede variar en función del programa informático utilizado para generarlo o de las preferencias de las partes implicadas, siempre que cumpla los requisitos señalados por el SAT.

1.6 ¿Qué es el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)?

Los PAC son entidades terceras autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar y certificar los CFDI.

Las principales responsabilidades de un PAC incluyen:

Verificar que el CFDI cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos por el SAT.
Asignación de un número de identificación único, conocido como UUID (Universally Unique Identifier), a cada CFDI.
Aplicación de un sello digital al CFDI, que sirve como garantía de autenticidad e integridad.
Envío del CFDI validado al emisor y al SAT.

Antes de que un CFDI pueda considerarse válido, debe ser autorizado y certificado por un PAC. El proceso de certificación ayuda a garantizar que los comprobantes fiscales digitales son exactos, cumplen la normativa fiscal y están protegidos contra el fraude o la manipulación. Las empresas que operan en México están obligadas a trabajar con un PAC para emitir CFDI para sus transacciones, y hay numerosos PAC disponibles para elegir, cada uno ofreciendo diferentes planes de precios, servicios y soporte técnico.

2 Cómo elegir la solución adecuada para cumplir con el CFDI

2.1. ¿Por qué SAP Document and Reporting Compliance?

SAP Document and Reporting Compliance es una solución nativa de SAP diseñada para gestionar la CFDI y otros requisitos de conformidad en varios países, que ofrece una integración perfecta con su sistema SAP existente. Entre sus principales ventajas figuran:

Perfecta integración con los sistemas SAP
Gestión centralizada del cumplimiento
Actualizaciones y asistencia constantes
Solución integral para el cumplimiento de las obligaciones fiscales
Experiencia y fiabilidad
Menor coste total de propiedad

2.2. Comparación de la conformidad de documentos e informes de SAP con otros proveedores

Hay varias soluciones de software disponibles en el mercado que son compatibles con SAP y cumplen con los requisitos de CFDI en México. A continuación le presentamos seis proveedores de soluciones que puede tener en cuenta para la integración de CFDI con SAP:

SAP Document and Reporting Compliance: Como solución nativa de SAP, este servicio está diseñado para gestionar CFDI y otros requisitos de cumplimiento en varios países, ofreciendo una integración perfecta con su sistema SAP existente.
Sovos: Sovos ofrece soluciones globales de cumplimiento fiscal y facturación electrónica, incluido el apoyo al CFDI en México. Ofrecen un complemento de SAP que puede integrarse en su sistema SAP para agilizar el proceso de cumplimiento.
Pagero: Pagero ofrece una plataforma de facturación electrónica que soporta el cumplimiento de CFDI y se integra con los sistemas SAP. Su solución automatiza y simplifica el proceso de generación de facturas, garantizando cálculos fiscales precisos y una comunicación fluida con los PAC.
OneLogix: OneLogix ofrece una solución integrada con SAP llamada eConnect, que soporta el cumplimiento del CFDI y la facturación electrónica para las empresas que operan en México. La solución eConnect simplifica el proceso de generación, validación y envío de CFDI directamente desde su sistema SAP.
Seidor: Seidor es un socio de SAP que ofrece una solución llamada LatamReady Suite, que incluye soporte para CFDI en México. Este completo conjunto de herramientas está diseñado para gestionar diversos requisitos fiscales y normativos en toda América Latina, incluido México, y puede integrarse con SAP Business One y SAP S/4HANA.
Facturex: Facturex es una empresa mexicana que ofrece soluciones de cumplimiento de CFDI para empresas que operan en México. Ofrecen un complemento compatible con SAP denominado FX-One, que puede integrarse en su sistema SAP para gestionar todo el ciclo de vida de los CFDI, desde la generación hasta la validación y la elaboración de informes.

Estos son sólo algunos ejemplos de proveedores de soluciones CFDI compatibles con SAP. Es esencial evaluar cada opción en función de los requisitos específicos de su empresa, su presupuesto y el nivel de integración deseado con su sistema SAP actual.

3 Implementación de la conformidad de documentos e informes SAP para CFDI

3.1. Integración con los sistemas SAP existentes

Como solución nativa de SAP, SAP Document and Reporting Compliance está diseñada para funcionar sin problemas con sus sistemas SAP existentes, como SAP S/4HANA, SAP ECC o SAP Business One. Esta integración simplifica la implantación, reduce los problemas de compatibilidad y agiliza el proceso general de cumplimiento de las obligaciones fiscales.

3.2. Gestión del ciclo de vida de los CFDI con SAP Document and Reporting Compliance

SAP Document and Reporting Compliance proporciona una plataforma centralizada para gestionar todo el ciclo de vida de los CFDI, desde la generación hasta la validación y la generación de informes. Las características clave incluyen:

Generación automática de CFDI a partir de los datos de las transacciones
Integración con proveedores de certificación autorizados (PAC) para la validación y certificación de CFDI
Soporte para la personalización de Complementos y Addenda
Almacenamiento y recuperación seguros de los documentos CFDI
Amplias funciones de elaboración de informes y análisis

3.3. Afrontar los principales retos en materia de cumplimiento

SAP Document and Reporting Compliance ayuda a las organizaciones a hacer frente a los retos comunes de cumplimiento de CFDI, como:

Cumplir la normativa fiscal en constante evolución
Garantizar la exactitud de los cálculos fiscales
Gestión de situaciones complejas de facturación, como pagos parciales u operaciones de comercio exterior
Integración con varios PAC para una certificación CFDI sin fisuras

4 Garantizar el cumplimiento continuo del CFDI con el cumplimiento de documentos e informes de SAP

4.1. Mantenerse al día de los cambios normativos

SAP desarrolla y mantiene SAP Document and Reporting Compliance, lo que garantiza que la solución esté siempre actualizada con las últimas normativas fiscales, requisitos y mejores prácticas. Esto ayuda a reducir el riesgo de incumplimiento y proporciona la tranquilidad de que su organización cumple los requisitos legales más recientes.

4.2. Control e informes de cumplimiento

La plataforma centralizada proporcionada por SAP Document and Reporting Compliance permite a las organizaciones supervisar su estado de cumplimiento de los CFDI en tiempo real, con herramientas completas de generación de informes y análisis que ayudan a identificar posibles problemas y áreas de mejora. El sistema también permite generar fácilmente los informes de cumplimiento exigidos por el SAT u otros organismos reguladores.

4.3. Aprovechar la asistencia y la experiencia de SAP

Elegir SAP Document and Reporting Compliance significa confiar en los conocimientos y la experiencia de SAP, proveedor líder de soluciones de software empresarial. Esto garantiza un mayor nivel de fiabilidad, estabilidad y seguridad en comparación con las soluciones de terceros, así como el acceso a los amplios recursos de soporte y a la base de conocimientos de SAP.

5 Conclusiones

Navegar por el complejo mundo del cumplimiento de CFDI en México puede ser un reto para las empresas, pero con SAP Document and Reporting Compliance, las organizaciones pueden simplificar el proceso y lograr una integración perfecta con sus sistemas SAP existentes. Al aprovechar las ventajas de una solución nativa de SAP, las empresas pueden beneficiarse de una gestión centralizada del cumplimiento, actualizaciones coherentes y la experiencia de un proveedor de confianza. Con una solución integral como SAP Document and Reporting Compliance, las organizaciones pueden abordar con confianza sus necesidades de cumplimiento de CFDI y centrarse en impulsar el éxito empresarial en México.